Studiu de caz: Management documente
Sistem avansat de management al documentelor Prezentare generala: Clientul ce a solicitat aceasta aplicatie a fost o companie ce inregistra un flux intern de documente foarte ridicat. O organigrama foarte stufoasa si un numar ridicat de personal, pentru fiecare departament nu reprezinta cel mai bun mijloc de a avea o comunicare interna corecta. Compania a utilizat o aplicatie veche, dezvoltata pe tehnologia Lotus, care, in momentul de fata, precum si pentru gradul de dezvoltare actual al companiei a fost mai mult un obstacol decat un instrument util.
Cerinta: Avand in vedere numarul mare de departamente si procedurile interne ce necesita multe aprobari, nevoia de a avea un instrument puternic pentru a ajuta in acest proces a fost evidenta. Compania ne-a solicitat o solutie care sa accelereze acest proces, si, de asemenea, sa nu afecteze procedurile interne.
Solutie: Dupa analiza vechii aplicatii si a fluxului informational al companiei am identificat unele puncte forte in aplicatia existenta, si am hotarat ca este mai bine sa portam aplicatia curenta pe un nou mediu, dar sa o si optimizam. Pentru aceasta, am decis sa utilizam tehnologia Microsoft SharePoint, integrata cu InfoPath.
Studiu de caz
Date fiind aspectele implicate si cerintele exprimate, prima necesitate majora pentru noi a fost sa intelegem exact fluxul documentelor din interiorul companiei. Pentru aceasta, ne-am facut timp si am stabilit sa petrecem o saptamana in cadrul companiei pentru a intelege procedurile si pentru a vedea exact modul in care functiona vechea aplicatie. Nu recomandam niciodata reducerea timpului alocat cercetarii si etapelor de analiza in dezvoltarea de aplicatii. Intotdeauna veti economisi mult mai mult timp in dezvoltare, daca procedurile si cerintele sunt intelese de la inceput.
Din momentul dezvoltarii initiale a aplicatiei, cantitatea de documente din interiorul companiei a crescut exponential. Pentru a reusi sa gestionam toate aceste informatii primul lucru pe lista noastra a fost acela de a identifica cea mai buna tehnologie pe care sa migram aplicatia existenta. Iar tehnologia gasita a fost Microsoft SharePoint, deoarece aceasta are toate caracteristicile necesare, si, de asemenea, deoarece Stimasoft este un partener Microsoft si tehnologiile lor sunt mult mai eficiente pentru noi.
Aplicatia rezultata avea cerinte de aprobare multinivel si un flux multidirectional al documentelor. A fost elaborat un set de drepturi pentru utilizator in scopul de a proteja informatiile clasificate. De asemenea, au fost elaborate si modele prestabilite pentru circulatia documentelor cu scopul de a accelera procesul de comunicare.
De exemplu: a fost primita o factura de catre Departamentul de Achizitii. In momentul primirii, factura a fost trimisa pentru informare la contabilitate, la managerul corespunzator pentru aprobare, si, in cazul in care factura era la termen, la depozit, pentru a se cunoaste marfurile care urmau sa soseasca - destul de util, credem noi ...
Detalii tehnice
Am portat o aplicatie Lotus mai veche pe tehnologie Microsoft SharePoint, am integrat-o cu InfoPath, folosind 7 dezvoltatori Stimasoft, 1 manager de proiect si 2 specialisti in testari, pe o perioada de 5 luni.